Presentació

Em dic Oriol Buch i Ros, soc economista i m’he especialitzat en la gestió integrada del 3r Sector , tot i que també faig temes comptables i fiscals per petita empresa i autònoms.

Intento sobretot millorar   l’eficiència en l’àmbit de la gestió administrativa on considero que s’ha avançat molt poc en els darrers anys en l’àmbit del 3r sector i les empreses petites . Es segueixen repetint molts processos, s’utilitza massa l’Excel i no es fa una bona gestió del coneixement al deixar de compartir molta informació. En definitiva hi ha molt camp per recórrer per reduir costos i millorar processos. La gestió integrada no només és una cosa per les grans empreses, ja és a l’abast també de les entitats més petites.

La nostre aposta es resumeix en un servei de outsorcing de direcció administrativa  , que inclou gestió comptable i fiscal, en el que utilitzem un programa fet a mida per a cada entitat  que permeti la gestió integrada ( CRM + ERP)  i aprofitem l’implementació d’aquest programa per , des de dins de l’entitat, replantejar els processos.

Pensem que la feina de comptable en una entitat es divideix en dos tipus de feina. la més repetitiva  d’entrada de factures rebudes, la facturació,  pagaments.. etc  que pot assumir alguna persona sense coneixements comptables ( per exemple un/a recepcionista)  i una part molt més complexa d’anàlisis , assessorament , seguiment, control , millora de procediments, fiscalitat, etc que oferim nosaltres i que gràcies a la nostre experiència i al fet de a portar moltes entitats a la vegada podem oferir molt més eficaçment.

En definitiva , el que oferim Per entitats del tercer Sector.

• Procés de gestió integrada:

L’especificitat de la gestió del Tercer Sector fa que sigui molt difícil trobar programes estandards que s’adaptin perfectament a les formes de treballar habituals del 3r Sector.  I més quan necessitem que aquests programes siguin a la vegada ERP ( gestió econòmica) i CRM ( gestió de persones i entitats). Diem que cal que a la vegada sigui ERP i CRM perquè en el 3r sector hi ha molta relació de tipus econòmic amb els contactes. Per exemple les quotes de socis, els donatius o els participants a les activitats. Volem entrar-los una sola vegada al programa de gestió i que les seves dades econòmiques siguin fiables, els retorns de rebuts es controlin correctament i es puguin, per exemple, declarar fàcilment a Hisenda. I a la vegada volem que tots els que participen en activitats o fan donatius rebin, per exemple.  els newsletter.

A Orimer SCP portem molts anys buscant solucions i hem desenvolupat un programa ( el GIST ) , que personalitzem segons la forma de treballar de cada entitat, posant els mòduls que siguin necesàris per cada cas. Considerem que la implementació d’un programa de gestió integrada va més enllà d’un canvi de programa. És el moment ideal per replantejar tots els procediments a l’entitat i us ajudem en aquest procés, millorant procesos, adaptant el GIST de forma molt fàcil  a les vostres necessitats ,  donant idees que han tingut èxit en altres entitats i recomanant altres professionals d’altres camps  que ( informàtics , assessors , auditors , protecció de dades, laboral,  finançament, etc..). També intentem buscar sinèrgies entre els nostres clients.

La gestió integrada permet un estalvi molt important en despeses  i ajudar a  millorar i ordenar  la informació de la que es disposa. Us ajudem, en definitiva, a fer el salt de mantenir molts fulls d’Excel o vàries bases de dades, a fer el pas en una única aplicació integrada.

Expliquem en un altre apartat els mòduls de que disposa el programa. Els mòduls son gratuïts, només cobrem pel temps  que  dediquem  ( personalització,  instal·lació,  formació, millores , gestió comptable i fiscal, assessorament , suport en puntes de feina, etc…). Els mòduls que fem per una entitat queden a la disposició de la resta.

• Sistema innovador de comptabilitat:

El GIST incorpora  una gestió econòmica  adaptat a les entitats del Tercer Sector. És un sistema que no requereix conèixements comptables i que permet també la gestió integrada. Per exemples, les quotes de socis van directament a comptabilitat, també les quotes d’inscripcions a activitats o els donatius.  El programa està adaptat a les entitats. Dona molta importancia al presupost, que actua com a compte d’explotació, a la previsió de tresoreria i la gestió de subvencions.

Des d’Orimer SCP oferim assumir una part de la gestió econòmica, en el rol que vosaltres decidiu. Des de l’outsorcing de direcció financera fins a la simple gestió fiscal, passant per qualsevol assessorament  o assumint algunes parts del procés ( quadrar bancs, pagaments, girar rebuts de quotes,  realitzar informes, traspas de dades al programa de comptabilitat que decidiu o al nostre propi o fins i tot l’entrada de factures rebudes i la facturació..). Aquesta diversitat de funcions dins l’àmbit administratiu ens converteix en els “solucionadors de problemes” que molts gerents voldrien tenir al costat a un preu molt competitiu.

Mòduls del GITS

Gestíó d’entitat i persones

Mòdul bàsic.

Totes les persones i entitats tenen una fitxa pròpia. Cada persona pot dependre d’una o més d’una entitat i cada entitat pot tenir persones i/o entitats relacionades. Els camps de la fitxa es poden personalitzar i es guarden els històrics dels canvis que es facin

Les persones i entitats s’agrupen per grups i a partir d’aquests grups i de les dades de la fitxa es poden fer llistats, enviar mails, fer Excels, estadístiques, etc.

Mòduls opcionals

Gestió de socis. Altes, baixes. Generació de factures , de fitxer N19 SEPA pel banc, lectura del fitxer de devolucions de la N19, enviaments de mails personalitzat avisant de rebuts pendents, de benvinguda. Enviament de certificats de donacions per mail amb PDF. Generació del fitxer per presentar el model 182 de donacions.

Gestió d’inscripcions. Inscriure persones a activitats. Queda al seu històric, permet passar el cobrament a comptabilitat  i al banc,  treure llistats d’assistència i mantenir actualitzada la seva fitxa.

Enviament personalitzats de correus electrònics. Per actualitzar dades o per felicitar l’aniversari ( autòmatics), per exemple.

Bolcatge de de dades provinent d’altres llocs ( web, Excel..) , tenint en compte la possibilitat de detectar persones ja entrades.

Tractament de fitxes duplicades. Permet ajuntar dues fitxes duplicades agafant dades de les dues fitxes.

Bolcatge de dades als PDF de justificació de subvencions. Per exemple als del programa TAIS de la Generalitat que està utilitzant de moment el Departament de Benestar.

Mòduls personalitzats

Permet personalitzar la gestió d’algunes activitats o processos  que es repeteixen de forma periòdica. Per exemple,  sortejos.

Gestió Econòmica

Pensada per no comptables i per entrar les dades de forma molt ràpida. Disposa de vuit plantilles bàsiques dels diferents moviments comptables  i permet generar moviments directament  des de l’extracte del banc.

La clau és utilitzar la comptabilitat com a eina de gestió i utilitzar el pressupost  com a compte d’explotació i permet treure les dades amb diferents formats.  El seguiment pressupostari es pot fer amb la periodicitat que es vulgui. Permet assignar les factures a subvencions i treure’n les dades amb Excel.  Permet treballar per projectes  i altres coses més especifiques com ara relacionar factures emeses amb rebudes, fer facturacions massives , controlar saldos interns en entitats que tenen diferents delegacions o treure resultats consolidats en entitats que treballen amb més d’un CIF. En aquests casos es permet treballar amb una única relació de clients i proveïdors. Permet  facturar en diferents formats de factures  i enviar factures amb PDF via mail.

En molts casos el cost de l’aplicació s’amortitza en menys d’un any tenint en compte l’estalvi de temps, l’estalvi de llicències de programes que no cal seguir utilitzant i amb l’estalvi de gestoria que representa el nou sistema integrat de CRM+ERP+Outsourcing de direcció financera.

Més de 20 entitats i empreses  ja utilitzen aquest sistema. I anem creixent a un ritme de entre dos o tres mes per any. No volem creixer més ràpid per no deixar de donar el servei ràpid  i personalitzat que ens caracteritza.

Entre les entitats que utilitzen el sistema complert ( ERP+CRM ) destaquen Drac Màgic,  INVIA , l’AMIC , l’ACPC, Fundació Congrés de Cultura Catalana Grup de Periodistes Ramon Barnils,  la Bonne,  i Ventijol. D’altres utilitzen el CRM ( Plataforma per la Llengua , Esplai la Florida, Sonrisas de Bombay, Plataforma Pro-seleccions catalanes, l’Avenç, Enderrock)  o la part comptable,  ERP , ( Xarxa Vives d’Universitats ( des de 1997) , Idensitat, Probens, Centre UNESCO de Catalunya,  Observatori de les Dones).

Per petites empreses

El GIST serveix també per la gestió d’empreses, sobretot per aquelles petites  i amb procediments senzills que no vulguin pagar la llicència d’un programa, vulguin estalviar-se la gestoria externa que s’endu les factures, vulguin utilitzar la comptabilitat com a eina clarament de gestió  o la d’aquelles, amb processos complexes, que no troben cap eina estandard al mercat que els hi faci a un preu raonable.

En qualsevol cas l’outsorcing de direcció administrativa és una bona opció ja que permet un assessorament a la gerencia continuat en tots els sentits, tant a nivell de procediments administratius  i comptables com en d’altres ( finançament, planificació fiscal, sinèrgies, etc.). Ens especialitzat també en assumir processos complexes en algunes entitats. En definitiva per els nostres clients ens hem convertit en els “solucionadors” de problemes administratius dels nostres clients assumint tot tipus de funcions.

Per autònoms

Als autònoms els oferim una versió senzilla del GIST, personalitzada i que permet que facturin des del propi programa  i vagin entrant les factures rebudes d’una manera ràpida i sense que aquestes surtin del despatx. El programa es guarda en un Dropbox i nosaltres agafem les dades per revisar-les i presentar els impostos, renda inclosa. Donat que l’entrada de factures la fa el propi autònom el cost és molt competitiu.