El virus Excel i la gestió integrada

Segons un estudi que es va difondre fa mesos l’Excel és el CRM (programa per gestionar persones i  contactes) més utilitzat per les entitats del tercer sector als Estats Units. I si féssim l’estudi a Catalunya possiblement ens trobaríem amb els mateixos resultats tenint en compte que la majoria d’entitats son petites.

L’Excel s’utilitza per tot, tant per calcular un pressupost, fer un seguiment econòmic com per portar un calendari com també per portar la llista contactes, la relació de socis, de contactes de qualsevol mena ( premsa) i mil coses més.

S’utilitza per tot perquè és el programa que permet sortir del pas en un moment donat per fer qualsevol tasca i permet trobar solucions ràpides a qualsevol problema. És per tant la millor solució per una persona de l’entitat d’aconseguir un resultat ràpid en un moment donat. És però la millor solució per l’entitat a mig o curt termini?.

La resposta clarament és que no,  sobretot si ens centrem en la funció del CRM,  i per això diem que moltes entitats tenen a dins un virus, l’Excel , que cal reduir.

No és gens bo que l’Excel sigui utilitzat com a eina de CRM perquè acaben convertint-se en moltes fulls diferents cadascú a mans d’un responsable diferent.  Tenim la llista de socis, la llista de socis que han tornat rebuts, la llista de socis que s’han apuntat i mil opcions més però no tenim tota la informació ajuntada en un sol lloc.

L’Excel no ens permet generar fàcilment  els fitxers de rebuts de quotes, per exemple i acabem omplint el programa de generar rebuts de l’entitat bancària on hem d’actualitzar les dades cada vegada que hi ha un canvi.  Ni tampoc generar el fitxer per declarar donatius a Hisenda, que acabem entrant manualment al programa d’Hisenda. A nivell d’enviament de correu electrònic no permet gaires opcions i ens obliga a crear grups als programes de correu i per tant a modificar-los cada vegada que hi hagi un canvi i que a vegades alguna persona en dos grups rebi repetit el correu.  Tots  aquestes actualitzacions que s’han de fer manualment  impliquen la possibilitat d’error i que haguem de perdre molt de temps comparant per trobar-los.  L’Excel no permet fàcilment guardar els canvis a una fitxa i per tant acabem perdent els històrics.

El fet a més que les dades acabin en diferents fulls d’Excel fa que no totes les persones de l’entitat tinguin accés a totes les dades ni a saber l’historial complert d’una persona, si havia sigut soci, si ha fet algun donatiu, si ha sigut client o proveïdor, a quines activitats ha participat, de quina entitat te o ha tingut algun càrrec, de quina població és..etc. Per tant l’excel és un fre  que no ens permet la gestió del coneixement, en aquest cas dels contactes,  que hauria de ser compartit per tota l’entitat. Per exemple , quan qualsevol persona de l’entitat és reuneix amb alguna persona d’un altre entitat  hauria de poder veure l’historial d’aquesta persona i entitat a la que representa. Saber si aquesta entitat té conveni amb la nostre, qui, quan i amb qui s’havien reunit anteriorment, si és soci o donant de l’entitat i amb quines activitats s’havia treballat abans amb ell o amb l’entitat que representa.

La solució a tot aquests problemes, i molts altres,  te una molt fàcil solució, que tots coneixem, i no son més que les bases de dades. N’existeixen de molts tipus però totes tenen en comú que el seu nucli son les taules. I les taules de les base de dades no deixen de ser com fulls d’Excel en que cada fila és un registre i cada columna un camp. Però a partir d’aquí es poden relacionar taules, fer consultes ( relacionar i filtrar taules)  informes (llistats, també amb Excel) i formularis ( per entrar dades en pantalla)  i  també programar codi que ens permet solucionar tots els problemes que hem esmentat de l’Excel. I a més es pot compartir de forma molt més fàcil per tota l’organització. És a dir permet la gestió integrada de tot el coneixement dels contactes i permet realitzar totes les tasques necessàries de gestió d’aquests contactes des d’un únic programa.

De bases de dades n’hi ha de molts tipus i característiques, de molt cares i de molt barates,  però com a tercer sector hem de tenir compte que és molt difícil estandaritzar processos i per tant hauríem d’anar a buscar aquelles que ens permetin adaptar-nos a les nostres necessitats ( i no a l’inversa)  però que a la vegada no ens facin esclaus d’una determinada empresa o fins i tot d’un programador. Una eina que compleix aquests requisits, és barata, senzilla d’utilitzar, amb molts programadors que la coneixen , amb molta informació per internet  i que ens pot permetre entrar al món de la gestió integrada d’una manera fàcil és l’evolució natural del Microsoft  l’Excel, el Microsoft Access.

Amb l’Access es poden fer no només CRM sinó que també es pot fer un programa que sigui també  ERP , es a dir es pot integrar en un sol programa tots els contactes , inclosos els comptables i fer la pròpia comptabilitat tenint en compte totes les relacions econòmiques que directament anirien a parar a comptabilitat, és a dir una gestió plenament integrada per entitats petites i mitjanes.

El canvi a la gestió integrada no és un procés fàcil, implica sobretot afrontar el greu problema de l’aversió al canvi dels usuaris però a la vegada és l’excusa perfecte per replantejar tots els processos per veure si realment n’hi ha que es poden millorar. Per això és tant important que el programa sigui flexible, es pugui actuar i canviar fàcilment sobre algun procés i sobretot que ningú noti que perd respecte la situació anterior i d’aquesta manera es faciliti el canvi.

 

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *